A reunião matinal

Uma das melhores práticas de comunicação para equipes executivas ainda não é suficientemente conhecida e utilizada, segundo o autor de Liderança no Fio da Navalha.

A equipe de alta gerência de sua empresa tem de “matar um leão por dia” quando se trata de lidar com dificuldades crônicas de comunicação e com ausência de responsabilidade compartilhada por esses problemas? Muitas das vezes em que meus colegas e eu somos chamados para ajudar organizações em “maus lençóis” descobrimos que os dois problemas estruturais são esses.

Pense em alguns desafios que empresas dos mais variados tipos têm enfrentado:
Uma companhia petroquímica de atuação mundial luta para elaborar uma estratégia coerente após uma fusão com Uma empresa bem diferente;
Uma pequena agência de publicidade e design tenta pôr ordem na casa num período de crescimento rápido;
Um órgão estatal tem de absorver cortes de orçamento que ameaçam os serviços básicos e os valores do governo;

Um banco estabelecido perde participação no mercado para pequenos bancos do tipo butique, que lançam produtos com alta margem de lucro.
Pois saiba que esses casos são reais, bem complexos e, em cada um deles, os líderes organizacionais não conseguiram –ou não quiseram– comunicar-se completa e francamente entre si, não se viram como uma equipe que se move em prol do bem comum.Quando impera a blindagem individual na comunicação, a equipe de liderança sênior é pouco mais que a soma das partes e não consegue lidar com os desafios estratégicos e operacionais da maneira o mais eficaz possível. Desperdiçam-se expertise e energia, quando bastava um dizer ao outro “esse é o problema, vamos consertá-lo”.

Não temos dúvidas de que as duas qualidades que caracterizam as equipes seniores de alto desempenho são:
1. Conversas difíceis acontecem;as questões delicadas passam rapidamente da cabeça de cada um para a mesa de reuniões.
2. A responsabilidade –a accountability, na verdade– é compartilhada;bos membros da alta gerência se sentem responsáveis pela organização como um todo, não apenas por seu campo de ação.

Para conduzir equipes de executivos seniores a um novo patamar de liderança, criamos um modelo de comunicação que chamamos de “Reunião Matinal” [The Morning Meeting (TMM), no original em inglês]. É um nome enganosamente simples para um evento complexo, ritualizado, que tem trazido ótimos resultados para as organizações que o adotam. As barreiras de comunicação costumam desabar diante dele e os piores problemas são abordados enquanto ainda são gerenciáveis. Além disso, aumenta nos executivos o senso de propriedade sobre a empresa.

COMO FUNCIONA
Eis como a reunião matinal funciona: todo dia, na mesma hora, impreterivelmente, os membros da equipe da alta gerência da empresa –entre 6 e 15 pessoas, tanto do staff como de linha– reúnem-se em torno de uma mesa, ao vivo ou virtualmente –por meio de tele ou videoconferência. Sentam-se à mesa também uma ou duas pessoas de outras áreas, que são valorizadas por seu expertise, seja em qual for o assunto do momento. Não há pauta predefinida. Mesmo que o CEO ou presidente da empresa ocupe o lugar principal, ele não deve comandar a reunião, e as pessoas devem se sentar sempre no mesmo lugar, dia após dia. Perto, deve-se montar ainda uma espécie de galeria, com cadeiras improvisadas, para os assistentes dos executivos participantes, que assim podem abastecer-lhes com dados e informações adicionais.Algumas vezes, o CEO tem uma ou duas questões para começar a conversa. Normalmente, contudo, ele passa o bastão ao executivo nº 2, sentado à sua esquerda –pode ser o vice-presidente ou o diretor de operações, por exemplo– e é este que inicia e comanda o encontro. Quando todas as questões levantadas pelo executivo nº 2 tiverem sido abordadas, aquele que estiver à sua esquerda pode levantar sua própria pauta e assim sucessivamente. As apresentações vão seguindo o sentido horário ao redor da mesa.Quando todos já tiverem falado, o pessoal da galeria deixa a sala, e os executivos seniores promovem uma nova rodada de conversas com os assuntos mais sensíveis e confidenciais. Conforme a quantidade e complexidade dos assuntos, uma reunião matinal pode durar de 15 minutos a duas horas.

REGRAS DE OURO
Algumas regras precisam ser seguidas “religiosamente” para que tudo saia a contento:
Todo mundo deve ter o direito de pôr um assunto em discussão –não precisa ser relativo à sua área de atuação. Todos devem se pronunciar a respeito de cada assunto,mesmo que o desconheçam do ponto de vista técnico.

Essas reuniões são para tomar decisões, mas não basta levantar uma questão e resolvê-la. Os planos de implementação têm de ser rascunhados em linhas gerais e com a concordância de todos. E as estratégias de comunicação da decisão externa e internamente devem ser repassadas.

Depois de um assunto ser examinado à exaustão, o CEO precisa determinar a regra que o guiará. Por exemplo, ele dirá se a decisão final caberá a ele ou a outrem, se será feita individualmente ou em grupo, por consenso ou maioria simples.

Mudar de opinião, até no meio da conversa, não é um problema; isso é até digno de respeito. Mas omitir-se, sem emitir uma opinião sequer, não é aceitável.
Devem-se privilegiar questões baseadas em fatos. Os participantes sempre têm de colocar fatos à mesa nas reuniões. Mas todos precisam ter em mente que um fato às vezes mascara algo maior, relativo a valores ou estratégia. Por exemplo, discutir o custo de abrir um escritório em local remoto pode ser um “disfarce” para a verdeira discussão, sobre se tal expansão é, ou não, desejável.
Fonte: Portal HSM On-line